Rede para a Gestão da Informação e Conhecimento das Secretarias–Gerais

A Rede para a Gestão da Informação e Conhecimento das Secretarias – Gerais (GIC) foi constituída há um ano e a primeira reunião realizou-se no dia 18 de outubro de 2022, na SGPCM, no edifício da Gomes Teixeira. 

Esta rede, promovida pela Área de Arquivo e Sistemas de Informação da SGPCM, conta com a participação de representantes de todas as Secretarias-Gerais, que reúnem de dois em dois meses, sendo a sua organização alternada entre os intervenientes. 

Criada com o propósito de suprir necessidades de cooperação setorial entre as áreas governativas, esta Rede aposta no trabalho colaborativo e atua no âmbito da Gestão da Informação Arquivística e Sistemas de Informação. Tem o objetivo de promover o debate e a partilha de conhecimento e práticas, visando apontar soluções e caminhos que acompanhem a renovação tecnológica nos serviços informacionais. 

Neste seu primeiro ano de existência, a Rede GIC principiou por debater quais os desafios e caminhos a percorrer conjuntamente, frisando-se a importância da cooperação institucional. Nas seis reuniões realizadas até à data colocou-se o foco no tratamento de arquivos em risco, como resultado de mudança de instalações, extinções e fusões e na necessidade de aprovação do Regime Jurídico da Classificação e Avaliação da Informação Arquivística Pública (projeto de Decreto-Lei nº 190/2018). Os seus representantes participaram também na elaboração de orientações para a preservação dos arquivos governamentais, debateram questões relativas à interoperabilidade entre organismos públicos e sobre o desenvolvimento de projetos de digitalização ou de elaboração e implementação de Planos de Preservação Digital. 

Tendo presentes as temáticas em debate, a sua aparente complexidade e pertinência para projetos em curso ou a desenvolver por algumas das SG, a Rede GIC conta com a participação de representantes do órgão coordenador dos arquivos em Portugal, a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) e, convida a estarem presentes, em algumas reuniões, especialistas nas temáticas em debate. Saliente-se a participação do Professor Daniel Alves, da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa, que falou sobre os desafios e as vantagens de um agregador na era dos dados abertos e partilhou o caso da infraestrutura Rossio; e de Nuno Evangelista e Cristina Coelho, da Unipartner, que falaram sobre projetos para elaboração de Planos de Preservação Digital, especificamente sobre metodologias e as várias fases de execução destes projetos. 

Como resultados deste primeiro ano de trabalho conjunto, e em colaboração com a DGLAB, foi divulgado um Questionário sobre a Situação Arquivística do Estado, direcionado às Secretarias-Gerais, cujos dados permitirão fazer um diagnóstico sobre a área de Arquivo e delinear uma estratégia comum de atuação. Ainda em colaboração com a DGLAB, foram elaboradas Orientações para a Gestão de Documentos e Arquivos Eletrónicos dos Gabinetes Ministeriais, esta primeira versão encontra-se neste momento em fase de apreciação e debate interno. De ressaltar também a realização, no dia 7 de junho de 2023, no Teatro Thalia, do Encontro intitulado “Os Desafios da “década digital” para a Gestão da Informação e Conhecimento”, no qual se abordaram as temáticas da transição digital, preservação da memória e inovação organizacional, bem como se fez a apresentação dos arquivos e projetos em curso nas Secretarias-Gerais. Este primeiro Encontro, organizado pela Rede GIC e enquadrado no Dia Internacional dos Arquivos, contou com alguns convidados, entre eles, o Secretário de Estado da Justiça, Dr. Pedro Ferrão Tavares, cuja intervenção versou sobre políticas públicas, transição digital e inteligência artificial e o Engº Tito Vieira que abordou a temática da interoperabilidade, transição digital e inovação.

A Rede GIC emerge como um exemplo de colaboração efetiva entre Secretarias-Gerais, promovendo estratégias comuns para a gestão da informação. O seu primeiro ano é apenas o começo, indicando um futuro que se espera promissor diante dos desafios do digital e na preservação do conhecimento institucional para as gerações futuras.