Conheça a área de arquivo da SGPCM

No âmbito da celebração do Dia Internacional dos Arquivos (9 de junho), destacamos o valor e o papel essencial que os arquivos desempenham na sociedade e nas organizações. É com satisfação que apresentamos a área de Arquivo da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros.

Desde a sua criação, a 22 de novembro de 1957, a área de Arquivo tem sido parte integrante desta Secretaria-Geral. O Decreto-Lei n.º 41383 estabeleceu a sua função de organizar e conservar o expediente e arquivos dos Gabinetes do Presidente do Conselho, do Ministro da Presidência e da Secretaria-Geral.

Os arquivos são reflexos das ações diárias das organizações, sendo fontes primordiais para entender o passado e o presente. A Declaração Universal dos Arquivos ressalta que eles são um património insubstituível que deve ser preservado e acessível.

Atualmente, a área de Arquivo da SGPCM é responsável pela gestão de aproximadamente 9400 metros de informação, maioritariamente composta por documentos em suporte de papel, datando de 1933 a 2023. Estes arquivos estão distribuídos por vários espaços, destacando-se o depósito 01, na Gomes Teixeira, e o do Pendão. Além desta informação de uso não corrente ou definitivo há também a informação de uso corrente, presente no Sistema de Gestão Documental da SGPCM, sendo cerca de 78% nadodigital e 22% digitalizada.

Este vasto acervo inclui informação produzida e recebida por cerca de 21 produtores, entre os quais os 23 Governos Constitucionais, os vários Governos Provisórios e do Estado Novo. Cada um destes Governos considerado um produtor, multiplicando-se pelo número de gabinetes governamentais na dependência da SGPCM, que no termo de cada legislatura, encaminham a sua documentação para os depósitos de Arquivo da SGPCM.

Além destes conjuntos informacionais ou fundos, usando a terminologia arquivística, destacam-se também os arquivos do Gabinete para os Meios de Comunicação Social, do Serviço de Apoio ao Conselho da Revolução, das Comissões dos Centenários, da Comissão para o Livro Negro sobre o Regime Fascista e das diversas unidades orgânicas da SGPCM e algumas entidades na sua dependência, cuja informação foi transferida e preservada pelo Arquivo da SGPCM no decurso dos últimos 66 anos.

Atualmente a área de Arquivo da SGPCM procede ao tratamento técnico deste vasto acervo, que inclui a sua inventariação, higienização, descrição e avaliação, para facilitar o acesso e a consulta sempre que solicitado. Neste sentido, também está a desenvolver projetos de digitalização, com vista à integração num repositório digital confiável, e um Plano de Preservação Digital, o qual se encontra em fase de implementação. Além disso, presta apoio no processo de transferência de documentação para os seus depósitos e capacita os seus utilizadores internos.

Destacamos também o trabalho desenvolvido por esta área em grupos de trabalho e redes, como a Rede para a Gestão da Informação e Conhecimento das Secretarias-Gerais (GIC), onde se trocam experiências e se desenvolvem projetos e iniciativas que promovem e visam a evolução e inovação na área de Arquivo.

Artigo produzido por Maria João Rodrigues, da DASI - AGIR.