Modernização Administrativa - SIMPLEX

Depois do ano de 2016, foi realizado um balanço das medidas SIMPLEX desenvolvidas, e concluídas, considerando os objetivos visados por cada uma delas. Dessas medidas, destacaram-se, por um lado, as da responsabilidade da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros (SGPCM), nomeadamente o PCM online, a GOGA - Rede de partilha de informação da SGPCM e o P(essoas)CM e da responsabilidade do gabinete do Secretário de Estado da PCM, o REVOGA + e o UNILEX. Dando cumprimento, de modo sucinto, à sua divulgação descreveu-se a natureza de cada uma dessas medidas e os resultados que foram alcançados.

O PCM Online constitui a renovação tecnológica da intranet da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros (SGPCM), através da reformulação e automatização dos procedimentos administrativos e da facilitação de práticas ágeis e colaborativas.

Assumiu-se como universo potencial de utilizadores desta plataforma, não apenas a SGPCM, mas todas as entidades e gabinetes que integram o universo da Presidência do Conselho de Ministros, assegurando que a solução desenvolvida foi rapidamente adequada a diferentes necessidades organizacionais. Respeitou-se por esta via, a plasticidade da Presidência do Conselho de Ministros (PCM), e incentivou-se a disseminação de práticas colaborativas intra interdepartamentais.

Foram desmaterializados os principais serviços prestados pela SGPCM a gabinetes ministeriais e outras entidades, criando as condições para uma gradual intensificação da prestação de serviços de forma ágil, transparente e simples para os utilizadores.

No PCM Online foram criadas áreas de trabalho para os gabinetes ministeriais integrados ou apoiados pela PCM, bem como para cada unidade orgânica da SGPCM. Paralelamente, esta estrutura encontrou-se preparada para acolher todas as entidades da PCM que quisessem utilizar uma ferramenta de colaboração interna.

Identificou-se como fator crítico de sucesso o desenvolvimento de uma solução flexível, capaz de, sem desenvolvimentos adicionais, dar resposta às necessidades dos membros do Governo e respetivos gabinetes integrados na PCM. Neste sentido, o PCM Online foi utilizado como ferramenta de monitorização de programas transversais a todo o Governo.

Foi uma plataforma de partilha de conhecimento e informação dentro da Presidência de Conselho do Ministros, desenvolvida pela Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros (SGPCM), tendo como suporte tecnológico, o PCM Online (medida #179). Pretendeu-se incentivar a partilha de boas práticas, tanto pelos trabalhadores da SGPCM, como das entidades integradas e apoiadas pela Presidência do Conselho de Ministros.

Seguindo uma lógica de blogue esta funcionalidade permitiu que qualquer utilizador do PCM Online conseguisse introduzir, consultar ou comentar as práticas partilhadas neste fórum. 

Através do GOGA foi sendo construído um repositório de conhecimento que mitiga o impacto da rotatividade de recursos humanos e saberes que caracterizou o Centro do Governo.

Em paralelo, esta medida serviu em simultâneo de experiência piloto para posterior replicação no âmbito do Competências@AP (medida #80) que assumiu um universo potencial significativamente mais abrangente.

O P(essoas)CM consubstanciou um projeto de reestruturação da gestão de recursos humanos da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros (SGPCM), com reengenharia e desmaterialização de procedimentos.

No âmbito desta medida foi criado um grupo de trabalho transversal ao departamento de recursos humanos da SGPCM, com a missão de identificar e implementar iniciativas que promovessem, de uma forma gradual e sustentada, a evolução do modelo de gestão de recursos humanos, tendo por objetivos aumentar a eficiência, pela otimização de recursos e simplificação de processos, e melhorar a qualidade dos serviços prestados.

A primeira iniciativa foi a reengenharia dos processos subjacentes aos pedidos efetuados pelos gabinetes, entidades e colaboradores da SGPCM ao departamento de recursos humanos. Através da eliminação das fases que não acrescentavam valor e da transferência dos pedidos para a nova intra e extranet da SGPCM - o PCM Online - pretendeu-se obter ganhos de eficiência, bem como agilizar e melhorar a comunicação com os principais clientes do serviço.

Na senda do potencial transformador do novo portal, a Direção de Serviços de Recursos Humanos realizou um trabalho de sistematização e consolidação dos conteúdos técnico-jurídicos produzidos em matéria de regime jurídico dos gabinetes ministeriais, para posterior disponibilização online.

da aplicação do normativo respeitante aos gabinetes ministeriais não foi atribuída a qualquer serviço da Administração Pública e a Direção de Serviços de Recursos Humanos da SGPCM, pela especialização e conhecimento aprofundado que possui nesta matéria, foi consultado por Secretarias-Gerais de outros ministérios, inclusive por referência da Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP). Neste sentido, a publicitação de pareceres surgiu como uma forma de facilitar o conhecimento e promover a aplicação uniforme do regime jurídico dos gabinetes ministeriais.

Concomitantemente, um processo que mereceu especial atenção no P(essoas) CM foi o relativo ao processamento de remunerações, pela sua criticidade e pelo número considerável de recursos que lhe estão afetos.

Com vista a identificar boas práticas replicáveis no processamento pela Direção de Serviços de Recursos Humanos da SGPCM que se traduzissem num melhor desempenho foi realizado um estudo comparativo (benchmarking) neste domínio, incindindo sobre departamentos congéneres, tanto do setor público como privado. Da análise resultou um relatório cujas conclusões enunciavam os próximos passos.

Por fim, porque a gestão de recursos humanos deve ser suportada em números que funcionem como suporte à decisão, começou a ser implementado um sistema de monitorização das principais atividades desenvolvidas pela Direção de Serviços de Recursos Humanos, com recurso a indicadores de gestão previamente definidos que possibilitam a análise do desempenho da unidade orgânica bem como da sua evolução.

A medida Revoga Mais destinou-se à redução sistemática e setorial do stock legislativo, tendo sido realizado um levantamento exaustivo e detalhado, por área setorial, dos diplomas que desde 1975 a 1978 caíram em desuso e/ou que viram o seu objeto extinto e que, como tal, não deviam vigorar na ordem jurídica interna.

Esse levantamento, tendo por referência o horizonte temporal enunciado, foi executado por cinco colaboradores da equipa multidisciplinar Digesto da Secretaria-Geral da Presidência do Conselho de Ministros, durante nove meses, do qual resultou a sinalização de 1589 diplomas que caíram em desuso.

No ano de 2016, foi implementado um mecanismo interno, no gabinete do Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros (PCM), que determinou a sujeição obrigatória de todos os projetos de atos normativos a um teste de consolidação legislativa. Através desse mecanismo foram estudadas e propostas soluções de unificação/fusão e codificação legislativa, sempre que seja identificada essa possibilidade no decurso do procedimento legislativo.

Entre outros, foi possível consolidar os seguintes regimes jurídicos:

• Regime jurídico da batata para consumo humano e da batata-semente – Decreto-Lei n.º 14/2016, de 9 de março;
• Lei da Saúde Pública;
• Regime jurídico que regula a produção, o controlo, a certificação e a comercialização de sementes de espécies agrícolas e de espécies hortícolas – aprovado em Conselho de Ministros;
• Regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos - Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto.

Com vista a dinamizar a consolidação setorial, foram criados dois grupos-piloto interministeriais, entre a PCM e o Gabinete da Ministra da Administração Interna (MAI) e entre a PCM e o Gabinete do Ministro do Ambiente (MAmb). No primeiro grupo-piloto, entre a PCM e o MAI, esteve em curso a elaboração de um projeto de consolidação da legislação em matéria sobre Prevenção e Segurança Rodoviária. No segundo, que integrou a PCM e o MAmb, foi preparado um projeto de consolidação da legislação em matéria de gestão de fluxos específicos de resíduos.